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Peut-on envoyer des quittances de loyer par mail ?

Si vous êtes locataire, vous recevez peut-être mensuellement un document appelé « quittance de loyer ». En tant que propriétaire bailleur, ou occupant du logement, il est naturel de se poser la question de l’intérêt et des modalités d’envoi de cette quittance. À quoi sert-elle ? Le propriétaire peut-il imposer son envoi par mail ? Zoom sur ce justificatif parfois méconnu.

Quittance de loyer : définition

Remise par le bailleur au locataire, la quittance de loyer permet de justifier du paiement du loyer et des charges. Elle peut être utile lors de certaines démarches administratives, et sert dans ce cas de justificatif de domicile, mais permet avant tout de se protéger en cas de litige avec le propriétaire du logement.

Sur la quittance de loyer, plusieurs informations doivent figurer : le mois concerné, la date, le montant des sommes réglées (loyer et charges indiqués distinctement), et bien sûr le nom et les coordonnées de l’occupant.

Gratuité de la quittance de loyer

La gratuité de ce document est valable pour tous, et dans tous les cas, que le bien soit géré par le propriétaire bailleur ou une agence immobilière mandatée. Il est illégal de demander au locataire de régler les frais liés à la gestion et à l’envoi des quittances, même si cela nécessite l’utilisation d’un timbre.

Ce principe de gratuité est inscrit dans la loi, dans un premier temps dans l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Il apparaît ensuite dans une modification visant à améliorer les rapports entre locataires et bailleurs, avec l’article 6 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 : « Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. ».

Modalités d’envoi par mail de la quittance de loyer

L’envoi mensuel de ce document n’est pas une obligation légale. Le bailleur se doit cependant de le remettre au locataire lorsqu’il en fait la demande, à la condition qu’il ait bien effectué le paiement du loyer. En règle générale, l’envoi se fait à la réception du règlement, qu’il soit par chèque ou par virement, l’avis d’échéance du mois suivant étant souvent joint au même moment.

Notez que si le locataire n’a réglé qu’une partie des sommes, le propriétaire n’est pas dans l’obligation de lui transmettre une quittance de loyer, le paiement n’ayant pas été effectué en totalité. Dans ce cas, il peut envoyer un simple reçu.

S’il est coutume aujourd’hui d’utiliser quotidiennement internet en matière de communication, la voie dématérialisée n’est pas appréciée de tous en ce qui concerne les documents administratifs. Selon l’article 6 de la loi du 24 mars 2014, « Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. ». Le propriétaire ne peut donc en aucun cas vous imposer l’envoi par email du justificatif.

Le locataire, s’il est d’accord avec ce procédé, le signifiera par écrit. Cet accord est souvent rédigé au moment de la signature du bail. Dans le cas où il ferait suite à un changement tardif, la rédaction d’un avenant du bail expliquant les modifications est envisageable.

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